【求人の電話のかけ方】緊張しない！採用担当者が好印象を持つ話し方と例文集

求人応募の電話は、企業の採用担当者に“最初の印象”を与える大切な機会です。本記事では、求人応募の電話で採用担当者に好印象を与えるための心構えや話し方、注意すべきポイント、そしてすぐに使える例文まで、わかりやすく解説します。求人の電話のかけ方に迷ったときは、ぜひ参考にしてください。

求人応募の電話：成功のための心構え

求人に応募する際の電話は、採用担当者に与える第一印象を左右する重要な機会です。成功に向けての心構えを解説します。

電話応募のメリットとデメリット

大きなメリットとして、採用担当者とリアルタイムでやりとりできる点が挙げられます。その場で面接日程を決定できたり、疑問点を直接確認できたりするため、選考がスピーディーに進む可能性があります。

また、電話越しに熱意やコミュニケーション能力をアピールできるのも、好印象につながりやすいポイントでしょう。一方で、電話応募には「受付時間内に連絡しなければならない」といった時間的制約や、精神的な負荷がかかりやすいというデメリットもあります。

特に現職中の方や電話が苦手な方にとっては、緊張やストレスを感じやすいかもしれません。加えて、企業側の担当者が不在の場合、用件を伝えきれなかったり、折り返しの対応を待ったりする必要が生じます。

採用担当者が求める第一印象とは

求人の電話で好印象を与えるには、採用担当者が重視する要素を理解しておきましょう。採用担当者は最初の数十秒で応募者の印象を決める場合が多いです。

• 明瞭な声と適切な話速：聞き取りやすく、早すぎず遅すぎず話す

• 適切な敬語の使用：過度に堅苦しくなく、かつ丁寧な言葉遣いをする

• 準備の良さ：スケジュールの把握や質問事項の整理ができている

• 臨機応変さ：予期せぬ質問にも冷静に対応できる柔軟性がある

特に重要なのは「落ち着き」です。静かな環境から電話をかけ、メモを取りながら会話すると、担当者に「しっかりした人」という印象を与えられます。

電話応募で採用率を上げるポイント

電話で応募する際は、声量を聞き取りやすくハキハキとし、話す速度は適度に保つと相手に安心感を与え、敬語と丁寧な言葉遣いでビジネスマナーを示しましょう。事前には企業情報や募集職種の詳細を調べ、それらを踏まえた志望動機を整理しておくと、説得力が増します。

また、自分の経歴やスキルを簡潔に説明できるようメモを用意し、質問や応募後の流れについても確認事項をリストアップしておくと安心です。

万一、質問にすぐ答えられない場合は「確認して折り返します」と伝え、正確な情報を提供する姿勢を見せると信頼感につながります。

電話をかける前の準備

求人に電話をかける前には、企業名、担当者名、募集職種、勤務地、確認したい条件などを事前にメモしておくと安心です。緊張しても必要な情報を見ながら話せるため、スムーズな会話が可能になります。

求人票や企業ホームページから情報を整理し、応募理由も簡潔にまとめておきましょう。また、企業の事業内容や特徴も確認しておくと、会話の中で自然に盛り込むと、企業研究をしている姿勢をアピールできます。

これらを「台本」として活用すれば、電話対応の質がぐんと向上します。

ベストタイミングで好印象を与える

企業への電話は、タイミングによって印象が大きく左右されます。担当者が落ち着いて対応できる平日の10時〜11時半、14時〜16時ごろが理想的で、火〜木曜日が特におすすめです。

一方で、始業直後や昼休み、終業前、週明けの月曜午前や金曜午後は忙しく避けた方が無難です。土日祝日は採用部署が休みの場合が多いため、基本的に平日の適切な時間帯を選びましょう。

担当者が不在の際は、伝言を無理に残すよりも、折り返しやすい時間を尋ねて改めて電話をかける方が、誠実で丁寧な印象を与えられます。相手への配慮が感じられる対応を心がけると、良いスタートにつながります。

シチュエーション別会話例文集

求人に応募する際の電話では、状況に合わせた適切な会話の流れを知っておくと安心です。以下に代表的なシチュエーション別の会話例をご紹介します。

初めての応募電話

初めて求人に電話をかける際は、基本的な流れを押さえておくと安心です。以下の手順に沿って進めましょう。

▼電話応募の基本フロー

・「お忙しいところ失礼します。求人情報を拝見し、お電話いたしました○○と申します」と名乗る

・「採用担当の△△様はいらっしゃいますか？」と担当者を確認

・担当者に代わったら「○○の求人はまだ募集されていますか？」と確認

・「応募させていただきたいのですが」と意思表示をする

・面接日程の調整を行う

この流れを事前に練習しておくと、緊張せずに電話できます。メモを用意して要点を書き出しておくのもおすすめです。

面接日程の調整と確認

面接日程を電話で調整する際は、確認事項を漏らさず伝えましょう。会話の流れに沿って以下のポイントを押さえましょう。

◾️基本的な流れ

・提案された日程を復唱する

「〇月〇日の〇時からで承知しました」

・不明点は必ず質問する

「面接会場は本社ビルでよろしいでしょうか？」

「当日の持ち物を確認させてください」

・最後に再確認

「それでは〇月〇日〇時より、本社ビル3階で面接ということで伺います」

◾️日程調整ができない場合の対応

・都合がつかない場合：「申し訳ありません。その日は予定があり難しいのですが、〇日か〇日であれば調整可能です」

・即答できない場合：「確認してから折り返してもよろしいでしょうか？30分以内にご連絡します」

電話を切る前に、日時・場所・持ち物をメモに残しておくと安心です。不明点があれば、その場で解消しておきましょう。

やむを得ず日程変更する場合の伝え方

面接日程をやむを得ず変更する必要がある場合、誠実な対応が不可欠です。まず時期によって連絡手段を使い分けましょう。

◾️連絡方法の使い分け

・余裕がある場合：メールでOK

・1営業日前〜当日：必ず電話で連絡

連絡する際は、以下のポイントを押さえましょう。

・最初に謝罪の意を示す

・変更が必要な具体的理由を簡潔に説明

・複数の候補日時を提示する

・感謝の言葉で締めくくる

〈電話での例文〉

「お忙しいところ恐れ入ります。△△と申します。先日面接のお約束をいただいておりましたが、〇〇の理由で、伺うことが難しくなりました。大変申し訳ございません。もし可能であれば、〇月〇日か△月△日に変更していただけないでしょうか」

日程変更後は必ずお礼のメールを送り、新しい日程を再確認しておくとより丁寧です。面接当日も冒頭で一言お詫びの言葉を添えると好印象でしょう。

トラブル対応と機転の利かせ方

求人のための電話中にトラブルが起きても、落ち着いた対応で印象を良くできます。通話が途切れた場合は、すぐに折り返し「電波の関係で通話が切れてしまいました。〇〇の件でお話しておりました」と丁寧に状況を説明しましょう。

担当者が不在だった場合は、自分のフルネーム、応募職種、電話の目的、折り返し先の電話番号と時間帯を簡潔に伝えましょう。相手の声が聞き取りづらいときには「恐れ入りますが、もう一度お願いできますか」と確認し、復唱すればミスを防げます。

また、折り返しがない場合は1営業日を目安に再度連絡を入れ「先日お電話した〇〇と申します」と前回の内容を簡潔に伝えましょう。誠実で丁寧な対応は信頼につながります。

求人の電話のかけ方でよくある質問3つ

求人に電話をかける際、多くの方が同じような疑問を抱えています。以下によくある質問とその回答をまとめました。

質問1.求人に記載された応募資格に一部満たない点がある場合、電話でどう切り出すべきでしょうか？

応募資格に満たない点があっても、熱意と誠実さで印象を良くするのは可能です。「応募資格の〇〇の点で満たない部分がありますが、△△の経験で補えると考えています」と正直に状況を伝えましょう。

その上で「〇〇の資格はありませんが、類似の△△の実績があります」と代替の強みを示すと効果的です。不足点を隠さず、前向きに伝える姿勢が信頼につながります。

仮に応募が難しいと言われても「今後経験を積んで再挑戦したい」と伝えると好印象です。

質問2.電話中に家族や周囲の騒音が入ってしまった場合、どのように対処すれば失礼にならないでしょうか？

電話中に予期せぬ騒音が入ってしまった場合でも、落ち着いた対応で印象を保ちましょう。まず「少々お待ちください」と一言添えてから、必要に応じて通話をミュートにし、騒音の原因に冷静に対応します。

家族などに対しても「只今電話中です」と敬語で伝えるのが理想です。対応後は「大変失礼いたしました」と謝罪し、会話を再開します。

騒音が短時間なら「雑音が入りました」、長引く場合は「30秒ほどお時間をいただけますか」と丁寧に説明しましょう。在宅勤務が一般化した今、誠実な対応はむしろ好印象につながります。

質問3.求人に応募する際、現在就業中の場合、その旨を電話でどのように伝えるべきですか？

現在就業中であることは、面接日程の調整において重要な情報です。電話では「現在他社で勤務しているため、面接は平日夜または土日のみ可能です」と簡潔に伝えましょう。

加えて「平日は18時以降、土日は終日対応可能です」といった具体的な希望時間帯も明示します。また「内定をいただけた場合、1ヶ月程度の引継ぎ期間が必要です」と退職予定についても伝えると丁寧です。

会社の電話や勤務時間中の応募連絡は控えましょう。昼休みや就業後などプライベートの時間に連絡するのがマナーです。

面接日時を調整する際は「可能な範囲で御社のご都合に合わせます」と柔軟な姿勢を示すと好印象です。

まとめ

求人への電話応募は、あなたの第一印象を左右する重要なステップです。本記事でご紹介したように、事前準備と適切な話し方を身につければ、採用担当者に好印象を与えられます。

ぜひ今回ご紹介したポイントを実践して、理想の仕事への第一歩を踏み出してください。

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